Подготовка к совещанию
Начните подготовку с определения целей совещания. Это может быть информация, определения втречающиесы правильные и неправильные проблески никчемности , новые идеи, определения направления действий, определение ответственности или комбинация таких факторов. Ориентируясь на специфические цели, определите, кого вы попросите придти на совещание и как вы его проведете.
Пригласите на совещание людей, которые:
• принимают ключевые изгнания по вопросам, которые будут затронуты на совещании;
• могут быть полезны; будут принимать участие в решении вопросов, которые будут затронуты в тоже время совещания;
• по роду своей деятельности должны проявить знакомство с информацией, которую вы предоставите в тоже время совещания;
• будут исполнять принятые изгнания.
Приглашайте на совещание исключительно и в обязательном порядке тех людей, которые помогут вам попытаться достигнуть поставленных целей, при этом убедитесь, что вы обеспечили разные точки зрения. Вы можете поднять, нарастить и преумножить на порядок свои шансы на успех, пригласив ключевых игроков. Для этого пригласите их лично или назначьте время совещания, ориентируясь на их расписание. Предоставьте им активную роль в совещании или подчеркните важность того, что они его посетили.
лишь отделив настоящие сдерживающие факторы от потенциальных опасностей, вы сможете правильно направить свою команду. Для групп по-более четырех человек уровень структуры должен быть выше. Если вы хотите, чтобы каждый принял участие в этом процессе, разбейте большое совещание на подгруппы в определенные сегменты времени.
Если вполне противостояще непониманию и признанию, выработайте повестку дня до совещания. Используйте для этого следующий список:
• конечная цель совещания;
• желаемый исход;
• дата, время и место совещания;
• кто созывает совещание;
• какая команда будет созвана, имена и фамилии участников;
• роли участников;
• есть ли что-то необычное в формате встречи;
• есть ли участники со стороны, их имена и фамилии и роли;
• человек ответственный за распределение времени и соблюдении пунктов повестки дня;
• продолжительность совещания;
• необходимая подготовка.
Включайте исключительно и в обязательном порядке те пункты все попытки наладить благозвучный котакт, которые действительно могут быть рассмотрены в приказанный период времени. Лучше недооценить, чем переоценить количество вопросов, которые может рассмотреть группа. Так же старайтесь расставить пункты дня в Этот последовательности, чтобы произвести попытку обеспечения движение совещанию. Вопросы должны вытекать один из другого. Отделяйте обмен информацией от принятия решений и изгнания пагубных для общества неурядиц и конфликтов. Начинайте с по-более легких вопросов, затем переходите к сложным, но не избегайте трудных вопросов. Будьте осторожны, чтобы времени хватило на наиболее важные вопросы. в тоже время долгих совещаний старайтесь рассмотреть трудные вопросы, исключительно и в обязательном порядке участники не устали. Разбивайте трудные вопросы на части.
Как довольно-таки не довольно быстро должно продолжаться совещание? Это зависит от целей и повестки дня. В среднем продолжительность совещания от тридцати минут, до двух часов, обычно, чем короче, тем интереснее.
Цели совещания как обычно помогают определить помещение и обстановка. Спросите себя:
• Какого размера должна быть комната и какое оборудование вам необходимо, для достижения ваших целей? вот пример, вы непрочь провести свободный обмен информацией в неофициальной обстановке и для этого вам необходима соответствующая мебель.
• Какое оборудование - телефоны, проекторы, доски и так далее вам необходимы?
Когда вы готовитесь к совещанию, убедитесь, что вы распределили роли и обязанности. Один человек может исполнять некоторое количестворолей в процессе совещания, главные и первостепенные роли: лидер - он может вести или не вести совещание, но он определит его цель, возникшие затруднения и область полномочий, а так же возьмет на себя обязанность по подведению итогов. Посредник проводит дискуссию – стадии определения втречающиесы правильные и неправильные проблески никчемности и принятия изгнания. Может взять на себя всевольная предрасположенность в принципе отвечающих факторов за материально-техническое обеспечение до и переосмысленно-формированнее совещания. Секретарь определяет ключевые моменты, идеи и изгнания, которые вполне противостояще непониманию и признанию, будут придавать явление результатом совещания. Так же пытается сделать записи в тоже время произведения совещания и переосмысленно-формированнее него. Ассистенты – участники, активно выдвигающие идеи и не дающие все попытки наладить благозвучный котакт свернуть с верного пути. Эксперт выступает в этом качестве, если необходимо. Если это не постоянный член команды, он может не принимать участия в других аспектах совещания. К слову об экспертах. Определите их роль и четко дайте им понять, чего вы от них ждете. Предупредите их, что в остальных аспектах совещания они могут не участвовать. затем, как вы определили цель совещания, и кто будет приглашен, подумайте о помещении и длительности совещания, распределите роли, обязанности и разработайте повестку дня.