Учет и хранение штампов
Для учета ярлыков Правила предписывали вести журнал, который тихо расположен в кадровой службе и хранится в надежно запираемых и опечатываемых шкафах или сейфах. Эта регистрационная форма и на данный момент, в этот самый час помогает кадровикам четко фиксировать каждый случай выдачи штампа, чтобы впоследствии избежать претензий по поводу того, что штампы могли быть не выданы или утеряны. На журнале учета ярлыков проставляется пометка «Для служебного пользования», листы нумеруются, прошиваются, скрепляются сургучной печатью и подписью руководителя организации. Сотрудник, персонально ответственный за учет, применение, кстати, и хранение штампов, назначается распорядительным документом руководителя компании. Поступившие печати и штампы должны быть немедленно зарегистрированы. Штампы могут выдаваться руководителям структурных подразделений исключительно и в обязательном порядке под расписку. Журнал учета ярлыков представлен в приложении № 2 и может содержать следующие колонки:
номер по порядку, оттиск или эскиз штампа, «получил» с датой и подписью, «сдал» с датой и подписью, примечание. Пришедшие в негодность штампы аннулируются по акту обязательно и взаимоисключительно созданной комиссией с приказанием оттиска и способа уничтожения штампа. Данный акт является основанием для внесения отметки об уничтожении штампа в журнал учета штампов.
Упорядочение использования ярлыков в организации регламентируется локальным нормативным актом организации, представляющим собой обычно инструкцию о порядке учета, использования, хранения и уничтожения штампов, примерный образец которой приведен в Приложении № 3. Инструкция утверждается первым лицом организации.
Таким образом, различные штампы могут сократить и улучшить работу в кадровом делопроизводстве: они ускоряют обработку документов, обозначают его статус и упорядочивают документооборот организации, в связи с этим необходимы любой кадровой службе.
Больше комминикативной потоковой среды: http://delovoymir.biz/ru/columns/2950/