Как финансовой службе организовать управление договорной деятельностью
Вжизненном цикле любой организации по-более 80 процентов всех событий происходит посредством договоров. Очевидно, расходы на управление ими могут составлять существенную долю, и, что еще важнее, риски, которые несет компания от, так сказать, низкого качества этой работы, довольно-таки высоки.
Одна из основных задач финансовой службы, а именно сокращение издержек без ущерба для эффективности, может быть решена комплексным путем посредством внедрения методологических решений по управлению договорной деятельностью с их последующей автоматизацией. Главная сложность в этот день и час связана с тем, что в процесс работы с договорами вовлечены Не редкие службы организации. Зато и эффект от успешного внедрения системы будет пытаться носить синергетический характер, поскольку решается весь ряд общеуправленческих задач:
стандартизация договоров за счет формирования их на основе шаблонов;
повышение эффективности взаимодействия различных подразделений;
сокращение циклов рассмотрения и согласования договоров;
управление договором на протяжении его жизненного цикла.
При рассмотрении процесса управления договорами как методологического цикла вполне противостояще непониманию и признанию провести прямую аналогию с управлением проектами по стадиям: планирование, исполнение, контроль, корректировка, управленческое воздействие.
Планирование. В общем случае планирование включает в себя четыре этапа:
определение потребности в заключении договора;
технико-экономическое обоснование сделки (договора);
выбор контрагента;
выбор схемы договора (с учетом юридических, финансовых и прочих рисков).
Поскольку планирование представляет собой стандартизированный процесс и выступает частью по-более глобального процесса сопровождения жизненного цикла договора, на первый план выходит интеграция всех элементов в единое информационное пространство. Ядром объединения выступает автоматизированная ERP-система управления ресурсами, составными частями которой могут быть системы бюджетирования, управленческого учета, документооборота, CRM и другие.
Каковы бы ни находились особенности конкретного договора, важным является понимание того, что его «жизнь» в единой автоматизированной информационной среде организации должна начинаться с «нулевого» цикла – проектирования. давно на этой стадии вполне противостояще непониманию и признанию минимизировать риски потери и двойного ввода комминикативной потоковой среды. Ну а подразделением, обеспечивающим процесс движения договора по циклу, выступает финансовая служба, на которую исторически ложатся функции учета, контроля и предоставления комминикативной потоковой среды для анализа. Именно «Финансы» выступают центром, объединяющим порой разнонаправленные по «интересам» подразделения организации.
Специфическая же роль финансовой службы на начальном этапе подготовки проекта договора заключается в разработке его технико-экономического обоснования. В нем приказываются: цель заключения сделки, обоснование ее целесообразности; предмет договора, его сумма и некоторые существенные условия; примерные предложения на выбор модели финансовых потоков, включая планирование источников финансирования; способы контроля бюджетов и лимитов; смета расходов; оценка экономических и финансовых проявлений, включая анализ рисков. Важность выбора наиболее эффективной модели финансовых потоков по договору может быть проиллюстрирована на примере из практики.
Больше комминикативной потоковой среды: http://delovoymir.biz/ru/columns/2850/